Mẫu báo giá dịch vụ đơn giản cho freelancer

Mẫu báo giá dịch vụ đơn giản cho freelancer nên có đủ thông tin về người cung cấp, khách hàng, hạng mục công việc, đơn giá, thời hạn và điều khoản thanh toán. Bạn không cần làm một bảng quá cầu kỳ; chỉ cần trình bày rõ khách nhận được gì, chi phí bao nhiêu và báo giá có hiệu lực đến khi nào.

Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước bằng một ví dụ gần gũi: freelancer thiết kế báo giá cho một quán cà phê. Các con số chỉ nhằm minh họa cách trình bày, không phải mức giá thị trường.

Báo giá freelancer cần có những phần nào?

Trước khi mở công cụ hoặc bắt đầu thiết kế, bạn nên xác định các nhóm thông tin chính. Một báo giá dễ đọc thường gồm:

• Thông tin bên cung cấp: họ tên hoặc tên thương hiệu, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin ngân hàng nếu cần.
• Thông tin khách hàng: tên cá nhân, doanh nghiệp hoặc đơn vị thuê dịch vụ.
• Thông tin chứng từ: số báo giá, ngày lập và thời hạn hiệu lực.
• Danh sách dịch vụ: tên hạng mục, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu và thành tiền.
• Điều khoản: số lần chỉnh sửa, thời gian bàn giao, tiền đặt cọc, lịch thanh toán và những phần không bao gồm.
• Tổng tiền: tạm tính, giảm giá, thuế VAT nếu áp dụng và tổng cộng.

Điểm quan trọng là báo giá phải giúp khách trả lời nhanh ba câu hỏi: “Tôi mua dịch vụ gì?”, “Tổng chi phí là bao nhiêu?” và “Hai bên sẽ thực hiện theo điều kiện nào?”.

Cách làm mẫu báo giá dịch vụ đơn giản cho freelancer

Bước 1: Xác định phạm vi công việc trước khi ghi giá

Đừng bắt đầu bằng một con số tổng rồi mới giải thích sau. Hãy tách dịch vụ thành các hạng mục mà khách có thể nhìn thấy và kiểm tra được.

Ví dụ, thay vì ghi chung là “Thiết kế nhận diện thương hiệu”, bạn có thể chia thành thiết kế logo, danh thiếp và ảnh bìa fanpage. Với mỗi hạng mục, hãy ghi rõ số lượng, số phương án, số lần chỉnh sửa hoặc định dạng bàn giao nếu những yếu tố này ảnh hưởng đến công việc.

Cách ghi cụ thể cũng giúp hạn chế tình trạng khách nghĩ rằng một gói dịch vụ bao gồm nhiều việc hơn so với thỏa thuận ban đầu.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin hai bên

Ở phần đầu báo giá, hãy ghi tên và thông tin liên hệ của bạn. Freelancer làm việc dưới tên cá nhân có thể dùng họ tên, số điện thoại và email chuyên nghiệp; không nhất thiết phải có tên công ty nếu bạn không hoạt động dưới tư cách doanh nghiệp.

Thông tin khách hàng cũng nên ghi đủ tên người liên hệ hoặc tên quán, doanh nghiệp. Nếu khách cung cấp mã số thuế hoặc địa chỉ xuất chứng từ, bạn có thể bổ sung theo nhu cầu thực tế.

Bước 3: Đặt số báo giá và thời hạn hiệu lực

Số báo giá giúp hai bên dễ trao đổi khi có nhiều phiên bản hoặc nhiều dự án. Bạn có thể đặt theo cách đơn giản như BG-001 hoặc BG-2025-01, miễn là thống nhất và dễ tìm lại.

Ngày lập cho biết thời điểm bạn gửi đề xuất. Mục “Hiệu lực đến” đặc biệt hữu ích khi giá phụ thuộc vào phạm vi công việc, lịch làm việc hoặc điều kiện thanh toán. Nếu chưa muốn cam kết thời hạn cụ thể, hãy trao đổi với khách trước khi điền thông tin này.

Bước 4: Lập bảng dịch vụ và tính tổng

Dưới đây là ví dụ minh họa một báo giá thiết kế cho quán cà phê:

Hạng mục	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
Thiết kế logo, gồm 3 phương án và sửa 2 lần	1	2.000.000đ	2.000.000đ
Thiết kế danh thiếp 2 mặt	1	500.000đ	500.000đ
Thiết kế ảnh bìa fanpage	2	300.000đ	600.000đ

Trong ví dụ này, tổng cộng là 3.100.000đ. Đây là số minh họa cho cách tính, không phải khuyến nghị hay khẳng định về giá dịch vụ thiết kế trên thị trường.

Nếu có giảm giá theo gói, bạn nên thể hiện thành một dòng riêng thay vì âm thầm giảm đơn giá từng hạng mục. Khách sẽ dễ hiểu hơn về giá trị dịch vụ và bạn cũng thuận tiện khi điều chỉnh một phần công việc.

Bước 5: Viết điều khoản đủ rõ nhưng không dài dòng

Đây là phần nhiều freelancer thường bỏ qua, dù nó giúp tránh hiểu nhầm sau khi khách đồng ý. Bạn có thể ghi:

• Thời gian dự kiến bắt đầu và bàn giao.
• Số vòng chỉnh sửa đã bao gồm trong báo giá.
• Định dạng file bàn giao.
• Tỷ lệ đặt cọc hoặc mốc thanh toán.
• Những yêu cầu phát sinh sẽ được báo giá riêng.
• Thời hạn khách phản hồi để không ảnh hưởng tiến độ.

Chẳng hạn, với ví dụ thiết kế trên, bạn có thể ghi “Báo giá bao gồm 2 lần chỉnh sửa cho hạng mục logo. Các yêu cầu ngoài phạm vi trên sẽ được hai bên thống nhất trước khi thực hiện”. Câu này ngắn nhưng cụ thể hơn việc chỉ ghi “được chỉnh sửa theo yêu cầu”.

Tạo báo giá nhanh bằng công cụ Hóa đơn & Báo giá của ViTool

Nếu không muốn tự căn bảng trong Word hoặc bảng tính, bạn có thể dùng công cụ Hóa đơn & Báo giá của ViTool. Công cụ dùng ngay không cần đăng nhập; nếu đăng nhập, bạn có thể lưu lịch sử chứng từ. Trên cùng một biểu mẫu, bạn chuyển được giữa chế độ Hóa đơn và Báo giá.

Ở chế độ Báo giá, bạn nhập số chứng từ, ngày lập và hiệu lực đến, sau đó điền thông tin bên bán, bên mua, logo, danh sách dịch vụ, giảm giá, VAT và đơn vị tiền tệ. Mỗi dòng dịch vụ có tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và chiết khấu riêng; hệ thống tự tính tạm tính và tổng cộng. Khi hoàn tất, bạn có thể xuất PDF có logo hoặc chia sẻ link trực tuyến để khách mở trên điện thoại.

Lưu ý: công cụ này tạo báo giá và hóa đơn bán hàng phục vụ trao đổi, không phải hóa đơn giá trị gia tăng điện tử theo quy định thuế. Nếu cần hóa đơn điện tử hợp lệ, bạn phải sử dụng nhà cung cấp được cơ quan thuế chấp thuận.

Kiểm tra báo giá trước khi gửi khách

Trước khi xuất PDF hoặc gửi link, hãy dành vài phút kiểm tra theo danh sách sau:

1. Tên và thông tin liên hệ của bạn đã chính xác chưa?
2. Tên khách hàng có viết đúng không?
3. Số lượng nhân với đơn giá có khớp với thành tiền không?
4. Tổng cộng đã tính đúng giảm giá và VAT chưa?
5. Phạm vi công việc, số lần sửa và thời gian bàn giao có rõ không?
6. File hoặc link gửi khách có mở được trên điện thoại không?

Nếu bạn thường gửi nhiều báo giá, hãy lưu một mẫu cơ bản rồi thay đổi từng dự án. Tuy nhiên, đừng giữ nguyên điều khoản một cách máy móc: mỗi khách hàng có thể có yêu cầu khác nhau về tiến độ, thanh toán và phạm vi bàn giao.

Câu hỏi thường gặp

Freelancer có cần ghi mã số thuế vào báo giá không?

Không phải báo giá nào cũng bắt buộc phải có mã số thuế. Bạn chỉ nên điền khi thông tin này liên quan đến hồ sơ giao dịch hoặc được khách hàng yêu cầu. Nếu chưa chắc về nghĩa vụ thuế, hãy hỏi đơn vị tư vấn phù hợp thay vì tự khẳng định trên báo giá.

Báo giá có cần đóng dấu hoặc ký tên không?

Điều này phụ thuộc vào cách hai bên xác nhận giao dịch. Với freelancer làm việc cá nhân, một file PDF có đầy đủ thông tin và xác nhận qua email hoặc kênh trao đổi đã thống nhất có thể phù hợp với nhu cầu báo giá thông thường. Nếu khách yêu cầu hồ sơ theo quy trình riêng, bạn nên làm theo yêu cầu đó.

Nên gửi báo giá dạng Word, Excel hay PDF?

PDF thường phù hợp khi bạn muốn giữ nguyên bố cục và tránh khách vô tình sửa nội dung. Nếu khách cần cộng tác chỉnh sửa hoặc nhập dữ liệu, bạn có thể gửi thêm định dạng có thể chỉnh sửa nhưng nên chốt lại một bản PDF cuối cùng.

Báo giá và hóa đơn có phải là một không?

Không. Báo giá là đề xuất về dịch vụ và chi phí trước khi hai bên chốt việc; hóa đơn dùng để ghi nhận giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định áp dụng. Khi cần chứng từ thuế, bạn không nên xem file báo giá thông thường là hóa đơn điện tử hợp lệ.

Một mẫu báo giá dịch vụ đơn giản cho freelancer chỉ cần rõ người bán, người mua, hạng mục, chi phí và điều kiện thực hiện. Hãy lấy ví dụ dự án gần nhất của bạn, tách thành từng dòng dịch vụ rồi thử tạo một bản PDF bằng công cụ Hóa đơn & Báo giá trước khi gửi khách thật.